いざというときも安心、フリーランスの活用方法

自社が独自に雇用した従業員だけでなく、フリーランスに業務を外注することで労働力を確保している企業が増えています。フリーランスの場合、業務ごとに契約をするので企業との信頼性の確保や秘密の保持などに不安を感じるという意見も見られますが、国内で減少しつつある労働人口の問題を解決する上で有効な手段の一つです。もちろん、正規の従業員と同じように仕事を発注することは難しいですが、フリーランスを活用することで以下のようなメリットが得られます。

企業によっては処理しなければならない業務の量が時期によって偏ることがあります。閑散期はまだしも、繁忙期には人手不足からミスが頻発したり納期が遅れたりするというリスクも考えられるでしょう。しかし、繁忙期に限定してフリーランスに業務を外注すればそれだけ自社の従業員の負担は軽減され、安定した供給が可能です。

中小規模の企業では特に、専門性の高い従業員を多く雇用することが困難です。しかし、企業内では賄えないスキルを有しているフリーランスに外注することにより、不足した部分を補えるというメリットがあります。フリーランスはそれぞれに専門性に特化したスキルを持っていますので、必要に応じて様々な業務の委託が可能です。
加えて、様々な企業から委託を受けているフリーランスは自社とは異なる視点を持つことが多く、作業の効率化や新たな発想などの情報が得られることもあります。

他社に外注した場合、ある程度まとまった業務量で発注しなければならないことが多く、ごく少量の案件や単発の案件などを発注した場合のコストが割高です。また、企業同士の発注は間接費が高額で、多くの案件を依頼しても単価がそれほど安くはなりません。かといって、必要とする分野に明るい従業員を新たに雇っても、人件費や教育にかかる費用を考えるとかえってコストが膨らむ可能性があります。
フリーランスへの外注は、必要に応じて要求されるスキルを持つ人材を確保できるため、小さい案件や単発の依頼でも頼みやすいというメリットがあります。企業を通すよりも作業が速く、効率よく業務を進められる点もコストダウンにつながるでしょう。
また、必要性が生じたときだけ外注することになるため、従業員を雇い入れるときのような維持コストもかかりません。場合によってはフリーランスを指名することも可能なため、継続的に専門的なスキルを必要とする案件があっても、安定した成果を得られるでしょう。

フリーランスを活用することにより、従業員にとっても様々な刺激が得られます。専門分野は外注すると言っても、互いに同じ目標に向かって作業をしますので、従業員とフリーランスの間で打ち合わせが必要です。その際、豊富な経験を持つフリーランスのスキルやノウハウから従業員が学ぶことも多いですし、意見を交わすことによって新たなビジョンが見えてくることもあるでしょう。また、独立して実力を発揮しているフリーランスの姿に、資格の取得やスキルアップなどの新たな目標を見つけて切磋琢磨する従業員も出てきます。結果的に従業員のスキルアップにつながることも少なくありません。

様々なメリットがあるフリーランス活用ですが、企業に常駐している人材ではありませんので、必要な時に対応可能なスキルを持つフリーランスが見つからないというリスクもあります。そこで、安定してフリーランスを確保できる対策を立てておくことが重要です。以下にフリーランスに委託する際のリスク対策や活用方法を見ていきましょう。

フリーランスに委託することで発生し得るリスクとして代表的なものは、人材の質が安定しないこと、セキュリティの問題、契約不履行などです。
人材の質に関しては、どこの仲介業者を利用しても当たり外れがあると認識しておきましょう。ただ、多くのフリーランスが指名や提携可能となっていますので、初めて委託をするときにはリスクが少なくリカバリーしやすい案件を任せ、問題ないと判断できるようになってから重要な業務を委託すれば、リスクを抑えることが可能です。業務内容だけでなく、連絡の有無や納期等のスケジュール管理などについても確認しましょう。
セキュリティに関しては、契約において取り決めをすること、そもそも重要度が高い案件を委託しないこと、アクセス制限やセキュリティソフトの導入を検討するなど、いくつか対策があります。
契約不履行は、委託したフリーランスが間に合わなかっただけでなく、予想外のアクシデントによるものもあるため、信頼できる委託先に外注しても必ず安全とは言い切れません。そのため、普段から代わりとなる人材を探しておいたり、金銭的な補償等の準備をしておいたりすることが大切です。

フリーランスは多彩なスキルを持っていますが、必要なスキルを有している人材がいつでもすぐ確保できるとは限りません。そのため、求人情報には常時掲載して募集をかけておくと共に、いざという時にもすぐ対応してもらえるように事前に多くのフリーランスと提携しておくことが重要です。もちろん、それぞれのフリーランスについて得意分野や過去の発注履歴などをきちんと管理する必要がありますが、システム化に成功すれば安定して良質なフリーランスに発注することができます。

フリーランスはいくつものクライアントから仕事を受注しているため、曖昧な依頼内容では方向性や最終目標などが分からず、十分な効果を発揮できない可能性があります。そこで、特に付き合いの浅いフリーランスに委託するときには、何を目的として依頼するのか、どのような結果を望むのかきちんと伝えておくようにしましょう。十分な意思の疎通を行うことで望む成果が得られやすくなりますし、逆にその結果を得るために、より効率的な方法などを提案されることもあります。
加えて、業務終了後には互いの意見をフィードバックすることで、継続的に依頼しても望む結果が得られやすくなります。

フリーランスは依頼された案件を処理することに注力するため、社員との連携が不足すれば希望するような成果が挙げられない可能性があります。社員も交えてチームとして行動するときには特に、専用の連絡ツールを用意して互いに情報を共有した方が良いでしょう。お互いに連絡を取りやすい環境を作ることで意見交換が活発になり、業務の円滑化や作業の効率化、新しいアイデアなどが期待できます。また、互いに進捗状況や最終目標を確認できるので、スケジュール管理がしやすくなるというメリットもあります。

フリーランスの活用は企業にとってもメリットが大きく、労働人口の減少や働き方改革による変化を受けて、優秀な人材や安定した労働力の確保は急務です。とはいえ、継続的にフリーランスに募集をかけたり、いざという時に備えて提携したりすることは中小企業にとっては難しい部分もあるでしょう。

そんな時におすすめなのが、フリーランスの管理ソフトです。仲介手数料無料で使うことができるクラウドソーシングソフト「楽JOB」は、発注者が月額利用料2,200円を負担するだけで、件数無制限でフリーランスに発注することができます。書類の電子化や発注者及び請負者の管理、委託内容や進捗状況の管理なども行えますので、これからフリーランスへの委託を検討している企業にとっても負担が少ないです。

楽JOBは企業・個人のいずれも実名で登録するシステムです。また、案件ごとではなく、スコア制で評価が行われるので忖度による評価ではなく、公平な評価が行われます。フリーランスは取引企業数や累計販売額及び件数などで評価されるため、経験や実績の判断がしやすいです。そのため、初めて依頼する場合でも客観的な評価を見て発注できますし、発注や納品、請求の管理を全てこのソフトで行うことにより、負担が少なくトラブルの回避にも役立ちます。
フリーランスの登録は招待制なので信頼できる人材が多いですし、フリーランスの側としてもすでに取引があるクライアントだけでなく、新規のクライアントを得る機会となり、互いにメリットが大きいシステムです。もちろん、従来は発注側になっていた企業が請負の立場になって仕事を受注することもできますので、新たな仕事の確保にもつながります。

楽JOBで登録したアカウントは、請負側は永久無料で利用できます。発注側も月額料金を支払っている限り、その他の支払いなしにサービスを利用できるため、発注する件数によってはコストの大幅な削減が可能です。
楽JOBのシステムでは、発注企業が登録したオファーを見て、フリーランスや下請企業が応募や見積もりを行います。双方が納得した場合は正式に業務を発注し、納品後に報酬のやり取りを行うという流れです。これらのやり取りや過去の履歴がソフト上で管理されているため、不定期に仕事を発注する場合でもスムーズな契約が可能です。
また、楽JOBはコストの削減と外注の電子化だけでなく、紹介制とスコア制というシステムが評価されています。発注企業とフリーランスが相互に増えていくことで、発注者側にとってはフリーランスが対応できる業務内容の種類が拡大してより高度な外注ができるようになりますし、受注側としては受注可能な案件が増えることで安定した収入や多くのクライアントを得ることができ、規模の大きいクラウドソーシングへの発展が期待されます。