はじめてのお問合せメール。気をつけたいポイントとは？
気になる在宅ワークの求人を見つけたら、多くの場合、まずはメールで問い合わせをすることになります。その際にやってしまいがちな失敗としては以下のようなものが挙げられます。
#会社名や担当者の名前を間違える
そもそも名前を間違えること自体が失礼ですが、これから一緒に仕事をしたい会社や人の名前をきちんと覚えていないということで、この仕事に対する熱意が薄いと判断されてしまいます。
#名乗らない
LINEやSlackなどでのやり取りに慣れていると、名乗らずに本題に入ってしまう人がいますが、ビジネスにおいてはご法度。送信者名が表示されるとはいえ、名前をローマ字で登録していたりすると、誰からのメールなのかを、読み手がすぐに判断できないこともあります。
#誤字脱字が多い。
急いで文字を打って、そのまま送った結果、誤字脱字だらけ…という人がいます。ビジネスにおいて、誤字脱字の多いメールを書く人は、「ミスが多い人」「確認をきちんとしない人」という印象を与えてしまいます。
#くだけすぎた文章
親しみを込めたつもりで、口語体や顔文字を使った文章を送る人がいますが、ビジネスで初めてメールを送る相手に対しては避けたほうが良いでしょう。「プライベートとの使い分けができない人」という印象を与えてしまいます。
#ダラダラとした文章
1文に2～3行を使う文章を書いてしまうなど、文章が長くなってしまう人がいますが、ダラダラとした文章は何を聞きたいのかが伝わりにくくなってしまいます。「〇点確認したいことがあります。」の後に、番号をつけて質問を箇条書きにするなど、できるだけ簡潔な表現を心がけた方がよいでしょう。
こんなところも注意しよう。
他に注意したい点としては、次のようなものがあります。
#家族の名前でメールを送ってしまう
例えば、夫がプライベートで購入したパソコンを、日中は家にいる妻が自分のものとして使っていたような場合、妻が送ったメールの差出人と署名が夫のものになっていた…ということがしばしばあります。女性を募集しているはずなのに、男性名でのメールが届いては、先方の担当者は驚いてしまうかもしれませんね。
特に在宅ワーク初心者の場合、家には家族共有のパソコンしかなく、自分専用のものを用意するのは難しい…ということも考えられます。そんなときは、せめて、自分専用のユーザーアカウントとメールアドレスを準備するようにしましょう。あわせて仕事のデータを、他の家族に見られないように設定しておくことも大切です。
#差出人名がおかしい
今までプライベートで使っていたメールアドレスを使うときは、メールを出す前に差出人名の設定を確認しておいたほうがよいでしょう。ニックネームやハンドルネームなど、ビジネスにはふさわしくない名前になっている場合もあります。
＃意気込みを伝えるために「何でもやります。頑張ります。」と書いてしまう。
マナーとは少し異なるかもしれませんが、求職時のメールでは、相手に熱意を伝えようと「何でもやります。頑張ります。」「指示いただいたことは、なにがなんでもやり遂げます。」などと、根性論のようなことを書いてしまう人がいます。しかし、これは仕事を依頼する側にとって、あまり良い印象を与えません。
クライアントがまず欲しい情報は、「どのぐらい仕事に対する熱意があるか」ではなく、「自分がお願いしようとしている仕事をこなせる人かどうか」という点です。例えば「パソコン操作ができる人」という募集であれば、「Word、Excelでの書類作成はひととおり経験があります。」「PowerPoint、Accessも使えます。」など、まずは現状の自分のスキルを具体的に説明したほうがよいでしょう。漠然とした根性論では、どんな仕事ができる人なのかの判断がつきません。
マナーがなければ仕事はもらえない。
在宅ワークの場合、仕事の内容によっては、最初から最後まで仕事を依頼する人と顔を合わせずに、仕事が完結してしまうこともあります。顔が見えなければ、メールの文面から受ける印象がすべてということになるため、メールの印象が悪いと、仕事をもらうことができなくなってしまいます。クライアントに、「ぜひこの人に依頼したい」と、思ってもらうためにも、メールマナーには細心の注意を払いたいものです。
